技術檔案撰寫的目標是清晰、準確地傳達技術資訊。要達成此目標，除了精確的詞彙外，更需要從使用者角度出發，簡化內容，並移除不必要的詞彙，例如「so」、「simply」、「easily」、「just」和「very」等。這些詞彙在口語中常見，但在技術寫作中通常冗餘。此外，應避免炫耀式的寫作風格，讓產品本身的功能和特性來說明一切。技術檔案的讀者來自不同背景，簡潔明瞭的語言更易於理解。
提升技術寫作的技巧與實踐
撰寫清晰、簡潔的技術檔案需要具備多方面的技能與知識。首先，我們需要了解如何從使用者的角度出發，簡化技術內容的表達方式。
簡化技術寫作的概念方法
要提升技術寫作的品質，首先需要了解從使用者的角度出發的重要性。這意味著我們不應從技術細節開始，而是從最簡單的使用者視角來進行說明。這種做法有助於讀者更容易理解複雜的概念。
移除不必要的詞彙
英文是一種非常靈活的語言，我們可以透過移除某些不必要的詞彙來簡化句子結構。以下是一些常見的「weasel words」（無意義詞彙）範例：
避免在句首使用「so」
在口語表達中，「so」常用來表示停頓或句子的開始，但在技術寫作中，這種用法通常是不必要的。例如：
- 「So, now you have the package installed.」（「so」是不必要的）
- 「Authenticate so that you can issue commands.」（此處的「so」具有明確的目的）
避免使用「simply」、「easily」和「just」
不要告訴讀者某些事情是簡單或直接的，讓他們自己去發現。如果讀者發現事情並不如你所說的那麼簡單，這可能會讓他們感到不自信或覺得你的產品或檔案有問題。
避免使用「very」
在技術寫作中，「very」通常是不必要的，它只是重複強調已經說過的內容。例如，不需要說「very fast」，讀者會自己判斷是否快速。
語言與解釋的基本原理
副詞和形容詞的使用
大多數不必要的詞彙都是副詞和形容詞。技術寫作中很少需要這些詞彙，因為它們通常只是重複已經表達過的內容，或是沒有實際的附加價值。
- 動詞：描述動作或狀態的詞彙，如「returns」
- 名詞：人、地方或事物的名稱，如「function」
- 形容詞：描述名詞的詞彙，如「complex」
- 副詞：修飾形容詞或動詞的詞彙，如「very complex」中的「very」
使用更簡短的詞彙和短語
在技術寫作中，簡潔是關鍵。我們可以透過使用更簡短的詞彙和短語來提高可讀性。例如：
- 使用「to」代替「in order to」
- 使用「most」代替「almost all」
- 使用「now」代替「at the present time」
避免炫耀，讓產品說明一切
技術檔案的讀者可能不是英語母語者，因此過於複雜的語言和短語可能會造成混淆。檔案的主要目的是幫助讀者達成目標，而不是展示作者的英語能力或技術水平。
避免重複
在技術寫作中，有些內容是值得重複的，但有些則不需要重複。重複某些內容可能會讓讀者感到冗餘和不必要，特別是在已經清楚說明某個觀念之後。
程式碼範例與內容解密
def simplify_text(text):
"""簡化技術文字內容"""
# 移除不必要的詞彙
weasel_words = ["simply", "easily", "just", "very"]
for word in weasel_words:
text = text.replace(word, "")
return text.strip()
# 使用範例
original_text = "This is very simple to use."
simplified_text = simplify_text(original_text)
print(simplified_text)
內容解密：
此程式碼定義了一個名為simplify_text的函式，用於簡化技術文字內容。函式接收一個文字字串作為輸入引數，並移除預先定義的不必要詞彙列表中的所有詞彙。最後傳回簡化後的文字內容。這個函式有助於自動化簡化技術檔案的過程，提高檔案的可讀性。
Mermaid 圖表示例
flowchart TD
A[開始簡化文字] --> B{檢查詞彙}
B -->|包含不必要詞彙| C[移除詞彙]
B -->|不包含不必要詞彙| D[完成簡化]
C --> D
圖表翻譯：
此圖示展示了簡化技術文字內容的流程。流程從「開始簡化文字」開始，接著檢查文字中是否包含不必要的詞彙。如果包含，則移除這些詞彙；如果不包含，則直接進入「完成簡化」階段。這個流程清晰地展示瞭如何逐步簡化技術文字內容。
撰寫技術檔案的語言基礎與關鍵技巧
撰寫技術檔案時，語言的選擇和使用方式對於讀者的理解至關重要。良好的技術寫作不僅需要傳達正確的資訊，還需要減少讀者的認知負擔，使內容清晰易懂。
圖表翻譯：
此圖示展示了閱讀技術檔案的流程。首先，讀者開始閱讀內容，接著理解所學，接下來總結重點以強化記憶，最後將知識應用於實際情境。這個流程有助於讀者更好地掌握技術內容。
包容性語言的應用
使用包容性語言是技術寫作中的重要原則。避免不必要的負面語言、偏見語言和過時用語，可以使檔案更具可讀性和包容性。
避免負面語言
技術檔案應避免使用負面或批評性的語言。相反，應該專注於說明讀者可以執行的操作，而不是他們不能做的事。例如：
- 不推薦：「您無法透過帳戶頁面重設密碼，請聯絡支援團隊。」
- 推薦：「若要重設密碼，請聯絡支援團隊。您可以使用帳戶頁面更新電子郵件地址和使用者名稱。」
避免偏見語言
偏見語言可能源於文化或社會經驗。為了使技術檔案更具包容性，應避免使用帶有性別偏見的詞彙。例如：
- 不推薦：「該API會回應x，他會……」
- 推薦：「該API會回應x，它會……」
在指代人時，建議使用「they/them」以避免性別偏見。
使用中立詞彙
一些詞彙可能帶有性別或文化偏見，應使用中立的替代詞。例如：
- 將「middleman」替換為「intermediary」
- 將「guys」替換為「everyone」、「folks」或「all」
避免過時語言
技術語言不斷演變，一些舊有的術語可能被視為過時甚至冒犯。建議使用更現代和中立的詞彙。例如：
- 將「master/slave」替換為「leader/follower」或「primary/replica」
- 將「black list/white list」替換為「deny list/allow list」
語法與清晰度的關鍵
良好的語法是技術寫作的基礎。正確的語法選擇可以：
- 減少讀者在理解複雜主題時的認知負擔
- 增強讀者對檔案的信任感
- 使任務說明清晰易懂
- 使用包容性語言以擴大受眾範圍
# 示範如何使用清晰的程式碼註解
def calculate_average(numbers):
"""計算數字列表的平均值"""
total = sum(numbers) # 加總所有數字
count = len(numbers) # 計算數字數量
return total / count if count > 0 else 0 # 避免除以零錯誤
內容解密：
此程式碼定義了一個名為calculate_average的函式，用於計算數字列表的平均值。函式接收一個數字列表作為輸入引數，先計算所有數字的總和，再除以數字的數量，最後傳回平均結果。程式中還特別處理了數字列表為空的情況，避免了除以零的錯誤。函式實作簡潔有效，適用於大多數平均值計算場景。
隨著技術的不斷發展，技術寫作的實踐也在不斷進化。未來，我們可以期待更多的工具和資源來幫助技術寫作者建立更清晰、更具包容性的檔案。同時，技術社群將繼續推動最佳實踐的發展，以滿足日益增長的多樣化讀者需求。
flowchart TD A[技術寫作實踐] --> B[持續改進] B --> C[新工具與資源] C --> D[更多元的讀者群] D --> E[更廣泛的影響力]
圖表翻譯：
此圖示展示了技術寫作實踐的未來發展趨勢。技術寫作實踐將持續改進，並藉助新的工具和資源，更好地服務於日益多樣化的讀者群，從而產生更廣泛的影響力。這個流程體現了技術寫作領域的不斷進步和創新。
技術寫作的最佳實踐
為了進一步提升技術寫作的品質，可以參考以下最佳實踐：
- 保持語言簡潔清晰：避免使用複雜的句子結構和生僻的詞彙。
- 使用包容性語言：避免性別歧視、種族歧視和其他形式的偏見語言。
- 提供具體示例：透過實際的例子來闡釋複雜的概念。
- 定期更新內容：確保技術檔案的內容與最新的技術發展保持同步。
遵循這些最佳實踐，可以顯著提高技術檔案的品質和可讀性，從而更好地服務讀者。
結語
技術寫作是一項需要持續學習和實踐的技能。透過掌握語言基礎、關鍵技巧和最佳實踐，技術寫作者可以創作出高品質的技術檔案，更好地服務於廣大讀者。隨著技術的不斷進步，技術寫作的未來充滿了挑戰和機遇。讓我們共同努力，不斷提升技術寫作的水平，為讀者提供更優質的內容。
檔案結構與閱讀體驗最佳化
撰寫清晰易懂的技術檔案不僅需要精確的詞句，還需要合理的頁面結構來引導讀者。良好的檔案結構能夠提升閱讀體驗，幫助讀者更快速地理解和吸收內容。
不只是人類在閱讀檔案
現代技術檔案面臨的讀者不僅僅是人類，還包括搜尋引擎爬蟲和大語言模型（LLM）。這些機器讀者會解析檔案的結構和內容，為人類提供更好的搜尋和互動體驗。提升檔案結構的清晰度，不僅能幫助人類讀者，也能提升機器讀者的理解能力。
為機器讀者最佳化的重要性
隨著人工智慧技術的發展，越來越多的公司使用大語言模型來訓練 AI 工具。這些模型會抓取公開網站上的內容，包括技術檔案。因此，最佳化檔案的結構對於提升機器讀者的理解至關重要。良好的結構設計能夠提升可讀性，無論是對於使用螢幕閱讀器的人類讀者，還是對於機器讀者。
良好的版面組態原則
良好的版面組態原則源自於長期的印刷和網頁設計經驗。這些原則包括正確使用標題層級、段落分隔、表格呈現資料等。現代網頁設計中，「語義化」的標記語言變得越來越重要。
網頁標記語言簡介
超文字標記語言（HTML）是網頁內容呈現的基礎。HTML 使用不同的標籤來定義頁面元素，例如 <p> 表示段落，<b> 表示粗體文字。現代 HTML 還引入了新的語義化標籤，如 <main>、<aside> 和 <footer>，這些標籤賦予內容特定的語義含義，有助於提升檔案的結構清晰度。
語義化思考的重要性
語義化標記語言的正確使用能夠提升檔案的可讀性和可存取性。正確的標題層級結構（如 <h1>、<h2>、<h3> 等）能夠清晰地表達檔案的層次結構。每個頁面應該只有一個 <h1> 標籤，用於表示主要標題。後續的子標題應按照層級順序排列，避免過深的層級結構。
建立語義化的頁面結構
一個良好的頁面結構始於清晰的標題和層級分明的子標題。正確使用 HTML 標籤能夠提升瀏覽器的解析能力，同時也有助於螢幕閱讀器等輔助工具的理解。
正確使用標題層級
- 主要標題（h1）：每個頁面應有且只有一個主要標題。
- 次要標題（h2-h5）：根據內容的層次結構，合理使用次級標題。
- 避免過深的層級：如果需要使用超過 h5 的層級，建議重新組織內容結構。
實際應用範例
以下是一個範例，展示如何使用語義化標籤建立清晰的頁面結構：
<main>
<h1>主要標題</h1>
<p>這是主要內容的介紹。</p>
<section>
<h2>第一個子標題</h2>
<p>這是第一個子主題的詳細說明。</p>
</section>
<aside>
<h3>相關資訊</h3>
<p>這是與主要內容相關的額外資訊。</p>
</aside>
<footer>
<p>版權資訊和其他頁尾內容。</p>
</footer>
</main>
圖表說明
flowchart TD A[頁面開始] --> B[h1 主要標題] B --> C[h2 次要標題] C --> D[h3 次級子標題] D --> E[內容區塊] E --> F[頁尾資訊]
圖表翻譯：
此圖示展示了一個典型的頁面結構流程。流程從頁面開始，依序呈現主要標題（h1）、次要標題（h2）、次級子標題（h3）等不同層級的標題，最後結束於頁尾資訊區塊。這樣的結構能夠清晰地引導讀者理解頁面內容的層次關係。
檔案導航與選單設計
良好的導航設計能夠提升讀者的閱讀體驗。檔案應該提供清晰的選單結構，幫助讀者快速定位所需內容。
導航設計原則
- 清晰的層級結構：選單應該反映檔案的層次結構。
- 一致的導航設計：保持不同頁面間的導航一致性。
- 搜尋功能：提供搜尋功能，方便讀者查詢特定內容。
程式碼範例與詳細說明
以下是一個使用 Python 實作檔案結構分析的範例：
from bs4 import BeautifulSoup
import requests
def analyze_page_structure(url):
"""分析網頁結構"""
response = requests.get(url)
soup = BeautifulSoup(response.content, 'html.parser')
# 分析標題結構
headings = soup.find_all(['h1', 'h2', 'h3', 'h4', 'h5'])
for heading in headings:
print(f'{heading.name}: {heading.text.strip()}')
# 使用範例
url = 'https://example.com/documentation'
analyze_page_structure(url)
內容解密：
此程式碼範例展示瞭如何使用 Python 的 BeautifulSoup 函式庫來分析網頁的結構。程式首先傳送 HTTP 請求取得網頁內容，然後解析 HTML 結構並提取標題元素。透過分析不同層級的標題，可以瞭解網頁的結構組織方式。這個工具可以用於檢查檔案的語義化結構是否正確。
flowchart LR A[傳送請求] --> B[解析HTML] B --> C[提取標題元素] C --> D[分析結構] D --> E[輸出結果]
圖表翻譯：
此圖示展示了網頁結構分析的流程。首先，程式傳送 HTTP 請求取得網頁內容。接著，使用 BeautifulSoup 解析 HTML 結構。然後，程式提取所有的標題元素並進行結構分析。最後，輸出分析結果以供進一步處理或檢查。這個流程能夠幫助開發者瞭解網頁的語義結構是否符合預期。
檔案結構與閱讀體驗最佳化
在編寫技術檔案時，合理的頁面結構對於提升閱讀體驗至關重要。適當的段落分隔和空白區域有助於引導讀者的視線，使內容更易於閱讀和理解。這與使用副標題的效果相似，都能有效打破大段文字帶來的視覺疲勞。
列表的使用
列表是另一種簡潔有效的內容組織方式，特別適用於總結或歸納資訊。列表主要分為兩類別：無序列表（通常以「專案符號」表示）和有序列表（通常以「數字」表示）。
有序列表的使用場景
當需要描述一系列必須按順序執行的步驟時，應使用有序列表。例如：
要開始使用Monito，請遵循以下步驟：
- 取得存取碼： I. 建立帳戶。 II. 新增付款資訊。 III. 點選取得存取碼並複製該值。 IV. 將存取碼新增至環境變數。
- 安裝Monito。
- 執行Monito。
無序列表的使用場景
當列舉一組無特定順序要求的專案時，應使用無序列表。例如：
Monito提供以下功能特性：
- 可自訂的警示通知
- 可組態的元資料
- 資料匯出工具
段落結構最佳化
雖然列表可以有效分隔文字，但並非所有內容都適合以列表形式呈現。適時使用段落分隔依然非常重要。一般來說，每個段落應控制在100至200字左右，或約5至6個句子。這樣可以保持內容的連貫性並提升可讀性。
表格的語義化應用
表格是另一種常見的內容組織工具，特別適用於呈現結構化資料。例如比較不同版本的檔案大小、效能指標或最低相依性版本等資訊時，表格能提供清晰直觀的對比。
graph LR A[資訊呈現] --> B[列表] A --> C[表格] A --> D[段落] B --> E[有序列表] B --> F[無序列表] C --> G[比較資料] D --> H[詳細說明]
表格翻譯：
此圖示展示了常見的資訊呈現方式，包括列表、表格和段落。其中列表又可細分為有序列表和無序列表，適用於不同情境下的資訊組織。表格特別適合用於比較性資料的呈現，而段落則適合詳細敘述性內容。
特別提示區塊（Admonitions）
在技術檔案中，經常會使用特別提示區塊來強調某些重要資訊。這些區塊通常以不同的顏色和圖示來區分資訊的重要程度，例如：
- 資訊（Info）：提供額外的背景資訊或歷史資料，通常以灰色或藍色顯示。
- 注意（Note）：補充某些特定情境下有用的資訊。
- 提示（Tip）：提供可能有用的建議或技巧，通常以綠色顯示。
- 警告（Caution/Warning）：提醒讀者需要注意的潛在問題，通常以黃色或橙色顯示。
- 危險（Danger/Error）：強調可能導致嚴重後果的重要警告，通常以紅色顯示。
def render_admonition(type, content):
"""根據型別渲染特別提示區塊"""
color_map = {
'info': 'blue',
'note': 'grey',
'tip': 'green',
'caution': 'orange',
'danger': 'red'
}
color = color_map.get(type, 'blue')
return f'<div class="{type}" style="color: {color}">{content}</div>'
# 使用範例
print(render_admonition('tip', '這是一個提示資訊'))
程式碼解析：
此函式根據傳入的型別引數，選擇合適的顏色來渲染特別提示區塊。它使用字典來對映型別與顏色，並支援預設值處理。函式傳回一個包含特定CSS類別和樣式的HTML字串，用於在頁面中顯示格式化的提示資訊。
分頁籤（Tabs）
分頁籤是另一種有用的內容組織方式，特別適用於呈現不同情境下的相似資訊。例如，在「快速入門」中，可能需要為Windows、macOS和Linux提供不同的安裝步驟。使用分頁籤可以將這些相關但不同的內容組織在同一頁面下，方便讀者根據自己的需求進行切換。
flowchart TD A[安裝] --> B[Windows] A --> C[macOS] A --> D[Linux] B --> E[安裝步驟1] C --> F[安裝步驟2] D --> G[安裝步驟3]
圖表翻譯：
此圖示展示瞭如何使用分頁籤來組織不同平臺的安裝。每個分頁對應一個特定的作業系統，包含了該平臺特有的安裝步驟。這種組織方式可以讓讀者快速找到與自己相關的內容，提升閱讀體驗。
