在軟體開發專案中，有效管理多重任務和承諾對於團隊的成功至關重要。本文將探討如何利用艾森豪決策矩陣區分任務的緊急性和重要性，並結合時間管理技巧和團隊協作方法，提升整體生產力。此外，文章也將提供實際的程式碼範例，演示時間分割排程和工作量計算，協助團隊更精確地規劃和執行任務。透過這些方法，開發團隊可以更好地應對多重任務的挑戰，並確保專案的順利進行。
管理多重任務與承諾的藝術
在軟體開發、DevOps 及技術專案管理中，團隊經常面臨多重任務與承諾的挑戰。如何在眾多工中優先處理、有效分配資源，並維護團隊的評價，是每個技術長官者和團隊成員必須面對的問題。本篇文章將探討如何使用艾森豪決策矩陣來評估任務優先順序，以及如何在保持專業評價的同時，禮貌地拒絕不合理的任務請求。
瞭解你所承諾的工作內容
在開始討論如何管理多重任務之前，首先需要了解的是，你目前的工作優先順序以及這些工作的截止日期。當有新的任務請求出現時，你需要評估這個新任務是否會對你目前的工作優先順序和截止日期產生影響。
判斷新任務的優先順序
評估新任務對當前優先工作完成的影響：你需要評估新任務是否會延遲當前優先工作的完成。如果會，你需要與你的經理討論可能的延期或重新安排優先順序。
判斷新任務是否應該成為新的優先工作：如果新任務比當前優先工作更重要或更緊急，你可能需要與經理討論變更優先順序。
決定是否重新協商當前優先工作的截止日期：如果新任務無法被拒絕或委派，你可能需要重新協商當前工作的截止日期。
使用艾森豪決策矩陣進行任務評估
艾森豪決策矩陣是一個簡單而有效的工具，用於幫助個人或團隊根據任務的緊急程度和重要性進行分類別和優先排序。矩陣分為四個象限：
- 緊急且重要（Do）：立即執行這些任務。
- 不緊急但重要（Decide）：安排這些任務的時間。
- 緊急但不重要（Delegate）：如果可能，將這些任務委派給他人。
- 不緊急且不重要（Delete）：避免或刪除這些任務。
此圖示說明瞭如何使用艾森豪決策矩陣對任務進行分類別和處理。
禮貌地拒絕新的承諾
拒絕新的承諾有時是必要的，特別是當接受新的承諾可能會損害你對當前工作的承諾時。你的承諾是你專業評價的體現，因此維護這些承諾至關重要。
如何拒絕新的承諾
評估新承諾與當前優先工作的衝突：使用前述的三個問題來評估新承諾是否與你的當前優先工作衝突。
與請求者溝通：如果新承諾與你的當前工作衝突，你可以禮貌地拒絕，並解釋你的理由。你可以說：“我很樂意幫忙，但我有之前的承諾需要完成。如果您希望討論優先順序或提出這項工作更重要的理由，請與我的經理Sandra聯絡。她負責設定我的工作優先順序。”
必要時升級請求：如果請求者堅持要求你接受新的承諾，將請求升級至你的經理。這表明你不是單方面決定拒絕工作，而是根據你的工作安排和優先順序。
管理者的視角
如果你是團隊的管理者，你的工作是設定團隊的工作優先順序，並確保團隊成員瞭解他們的工作重點。在評估新任務時，你可以使用與團隊成員類別似的流程，但你還有多一個選擇：將任務委派給其他團隊成員。
有效委派任務
明確優先順序：向團隊成員明確說明他們的工作優先順序和預期完成日期。
根據團隊成員的負載委派任務：將新任務委派給負載較輕或正在進行較低優先順序工作的團隊成員。
管理工作優先順序與團隊工作結構
在處理多項任務時，保持清晰的優先順序至關重要。當新的任務被分配給你時，你需要確認這是否會與你目前的優先任務產生衝突。務必確認你的優先順序沒有改變。有時，經理可能會認為，因為他們要求你從任務A轉向任務B，就意味著優先順序的重新排序。你應該總是確認：「為了確保清楚，這是否改變了我的優先順序？」
讓經理在競爭你優先處理的任務之間做出選擇，可能會使他們重新評估新的承諾。務必確保你對目前的優先順序有清晰的理解。同時記住，你只能有一個優先順序。強制你的經理為你選擇一個單一的優先順序。以電子郵件方式重申新協商的優先順序作為提醒和對所有人新的期望的澄清是有幫助的。
與經理協商優先順序的例子
以下是一個例子，員工布萊恩（Brian）試圖與他的經理桑德拉（Sandra）重新協商優先順序。
布萊恩：「嘿，桑德拉。喬安剛剛要求我處理徵才團隊的這個工單，以修復職業頁面的一些SEO問題。但你已經讓我處理計費專案的計算模組。我無法在星期四前完成SEO工作和計算變更。」
桑德拉：「嗯，因為我們贊助的會議背後的徵才推動，SEO事情相當重要。繼續處理SEO頁面吧。」
布萊恩：「好吧，但這樣我就無法在星期四前交付計算模組。SEO工作可能需要我一週時間，所以我可以在兩周後交付計算工作。這樣可以嗎？」
桑德拉：「哦，不行。我們需要在使用者驗收測試之前完成計算。」
布萊恩：「好，哪個是我的優先順序？計費工作還是SEO工作？」
桑德拉：「絕對是計費工作。」
布萊恩：「好，這意味著我會在計費工作之後處理SEO事情。但這可能意味著SEO工作無法在徵才活動之前完成。」
桑德拉：「嗯，計算工作與我們的部門目標相關，所以你最好堅持做那個。徵才活動從來不是我們的目標或優先事項，所以如果有什麼事情要受影響，那就是它。也許我可以找到別人來處理SEO工作。」
布萊恩：「好，沒問題。我會發一封簡短的電子郵件總結我們的決定。謝謝！」
這個對話表明，瞭解目標、優先順序、緊急程度和重要性，以及團隊正在做的工作，有助於決定要做什麼。有時，沒有簡單的方法可以擺脫任務。總會有一次，你的注意力必須立即轉移到你盤子上的新任務上。但你如何管理和控制那項工作，將有助於緩解你對它的無力感。
結構化你的團隊工作
你和你的團隊需要一種方法來追蹤你們目前正在執行的任務和你們以前承諾過的工作。我不會規定特定的技術解決方案。你的組織可能已經有一些工具到位。如果組織內對某個工具的接受度很高，但你的團隊沒有使用它，那就採用大家都在用的工具吧。接受廣泛使用的工具可以減少摩擦；它已經獲得批准，並且使與其他團隊的互操作性和協作變得更加容易。有總比沒有好。
你可能沒有技術解決方案，而是選擇紙筆。那也很好。唯一的要求是，所有未完成的工作都必須在某處被記錄下來，並且對團隊可見。工作不能只是人們腦海中的短暫想法。不管你使用什麼解決方案，我都會把它稱為工作佇列系統。
工作佇列系統的定義
工作佇列系統是幫助記錄團隊當前工作的工具或實踐。每個工作被稱為一個工作專案，並透過票務系統、便條或其他物理或數位表現形式來表示。這允許團隊成員清楚地看到團隊未完成和正在進行的工作。
本文的其餘部分將討論如何檢視你面前的所有工作的技巧。我是把這些步驟告訴你作為個人；要知道，如果你是經理，這些相同的技巧也適用，只是適用於整個團隊而不是你自己。
時間分割你的工作
如果你列出你的待辦事項，你很快就會被大量的任務壓倒。你總是有比你能力範圍內更多的工作。整體看待這個列表是一種災難的配方。人類的大腦無法一次關注那麼多變數。一個有50個專案的待辦事項清單可以立即讓你陷入分析癱瘓的狀態，使你無法在任何事情上取得進展。
首先，你需要時間分割你的工作。時間分割是一種常用於較小工作迭代的技術。你可能會坐下來以30分鐘為單位進行某項工作，中間給自己時間休息、喝水、暫時放下任務，然後再回到任務上。
程式碼範例：時間分割排程
import time
def time_slice_work(work_items, slice_duration=30*60):
"""
時間分割工作排程範例
:param work_items: 待辦工作清單
:param slice_duration: 時間分割間隔（秒）
"""
for item in work_items:
print(f"開始處理：{item}")
start_time = time.time()
# 模擬工作處理
while time.time() - start_time < slice_duration:
# 在此處新增實際工作邏輯
pass
print(f"暫停處理：{item}")
# 休息或進行其他操作
time.sleep(5) # 簡單模擬休息時間
# 使用範例
work_list = ["任務1", "任務2", "任務3"]
time_slice_work(work_list)
內容解密：
time_slice_work函式接收一個待辦工作清單和時間分割間隔引數。- 迴圈遍歷每個工作專案，並在設定的時間間隔內處理。
- 使用
time.time()函式來控制處理時間。 - 在實際應用中，應在註解處新增具體的工作邏輯。
- 程式碼透過簡單的迴圈和時間控制模擬了時間分割工作的過程。
這裡，我擴充套件了時間分割的概念。當面臨許多待辦事項時，最好選擇一個時間段，在這段時間內專注於這些待辦事項的一部分。我把這些時間段稱為迭代。在敏捷方法論的Scrum方法中，這被稱為一個衝刺。
迭代或衝刺的定義
迭代或衝刺是時間盒化的期間，在此期間，個人或團隊承諾交付一組定義好的工作。
時間分割與迭代
此圖示展示了時間分割工作的基本流程，從選擇待辦事項到設定時間間隔、處理工作，並根據完成情況決定是否繼續或暫停。
綜上所述，管理工作的關鍵在於明確優先順序、使用適當的工具追蹤工作，以及有效地將工作進行時間分割，以提高生產力和減少壓力。透過這些方法，你可以更好地管理多項任務，提高工作的效率和品質。
結構化團隊工作
許多公司並未採用敏捷方法論，而是選擇將專案分解為連續的階段，每個階段的輸出作為下一個階段的輸入。這種工作方式被稱為瀑布模型。無論採用哪種模型，本過程都提供支援。
迭代規劃的重要性
在我們的例子中，我們假設您正在使用兩週的迭代週期：您承諾在兩週內完成分配給您的任務。在實際情況中，您需要根據自己的需求確定迭代的長度。保持迭代週期相對較短有助於在不影響大量依賴任務的情況下新增或刪除專案。
選擇合適的迭代週期
您可以根據專案相關活動的節奏選擇迭代的長度。例如，如果每三週舉行一次狀態會議，那麼採用三週的迭代週期可能更合理。如果您的公司更加靈活，一週的迭代週期可能更合適。
使用迭代的主要好處
使用迭代的主要好處是能夠忽略當前未處理的其他工作專案。這一點非常重要，因為工作佇列中的其他工作可能會造成幹擾，對於那些被大量未完成工作壓倒的人來說，這種幹擾甚至會引起焦慮。迭代使您能夠集中精力處理當前能夠處理的專案。
填充迭代內容
定義好時間片段後，您就可以開始填充計劃在該時間片段內承諾完成的工作專案。您承諾完成的工作專案數量取決於多種因素：團隊的工作專案數量、工作的複雜性以及臨時出現的工作。
影響工作專案數量的因素
影響您能夠承諾的工作專案數量的因素包括：
- 團隊中正在處理工作專案的成員數量
- 工作專案的複雜性
- 團隊遇到的非計劃工作量
團隊成員數量對您應該承諾的最大工作專案數量有很大影響。根據經驗，在兩週的迭代中，每人最多承諾四個工作專案。這個數字會根據團隊的生產力而有所不同。在最初的幾個月裡，跟蹤每次迭代中承諾的工作專案數量和實際完成數量，以此作為調整和改進每次迭代中能夠實際承諾的工作專案數量的依據。
處理複雜的工作專案
對於複雜的工作專案，可以將其計為多個工作專案，以考慮其複雜性。例如，如果有一項任務是自動化資料函式庫還原，但這個過程非常複雜，您可以將其計為四個任務，而不是一個，從而在迭代中為其他任務留出更多的空間。
處理無法在單一迭代中完成的工作
如果某個工作專案無法在單一迭代中完成，請嘗試將其分解為較小的子任務，並安排這些子任務。例如，如果有一張工單要求將所有伺服器更新到最新版本，而這是一項手動任務，您可能無法在單一迭代中完成。可以將其分解為較小的子任務，如「更新網頁伺服器」和「更新資料函式庫伺服器」，然後將這些任務安排在多個迭代中完成。
非計劃工作的影響
非計劃工作是每個人都不得不面對的現實。您需要考慮到團隊遇到的非計劃工作，因為當非計劃工作出現時，它往往會立即躍居工作佇列的頂端。您應該持續努力透過應用本章前面提到的一些技術來消除非計劃工作。同時，您應該密切關注收到的非計劃工作量，以便追蹤和了解其來源。
目標與挑戰
目標是在交付日期前完成您承諾的所有任務。有時由於不可預見的情況，這並不總是可能的，但這沒關係。您將始終面臨非計劃工作，有時這些工作會優先於原有的承諾。有時一項任務看起來很簡單，但最終卻變得遠遠超出您在一個迭代中能夠完成的範圍。只要繼續努力提高承諾的準確性，並繼續嘗試減少非計劃工作即可。
區分已規劃工作與待辦工作
一旦安排好迭代，您就會有兩類別不同的工作。第一類別是已規劃的工作，您已承諾在下一個迭代中完成。第二類別是您已接受但尚未安排何時完成的工作集合。我將借用敏捷社群中的一個術語，將這類別工作稱為待辦工作（backlog）。
待辦工作的定義
待辦工作是指已被個人或團隊接受為正在考慮的工作，但尚未決定是否或何時完成的工作專案的集合。
管理待辦工作的挑戰
待辦工作對於許多團隊來說可能是一種精神陷阱。看到無窮無盡的工作專案可能會抵消任何進展感。因此，團隊盡可能專注於當前迭代的工作至關重要。可以為了規劃下一個迭代而檢視待辦工作，但應盡量減少對待辦工作的關注。
程式碼示例與解析
def calculate_work_items(team_size, complexity_factor, unplanned_work_ratio):
"""
計算團隊能夠承諾的工作專案數量。
:param team_size: 團隊規模
:param complexity_factor: 複雜度因子
:param unplanned_work_ratio: 非計劃工作比例
:return: 能夠承諾的工作專案數量
"""
max_work_items = team_size * 4 # 每人最多四個工作專案
adjusted_work_items = max_work_items * (1 - unplanned_work_ratio) # 調整非計劃工作的影響
final_work_items = adjusted_work_items / complexity_factor # 根據複雜度進行調整
return final_work_items
# 示例用法
team_size = 5
complexity_factor = 1.2
unplanned_work_ratio = 0.2
work_items = calculate_work_items(team_size, complexity_factor, unplanned_work_ratio)
print(f"團隊能夠承諾的工作專案數量：{work_items}")
內容解密：
- 函式定義：
calculate_work_items函式用於計算團隊能夠承諾的工作專案數量，接受三個引數：team_size（團隊規模）、complexity_factor（複雜度因子）和unplanned_work_ratio（非計劃工作比例）。 - 初始計算：根據經驗，每人最多承諾四個工作專案，因此初始的最大工作專案數量為
team_size * 4。 - 調整非計劃工作的影響：透過將最大工作專案數量乘以
(1 - unplanned_work_ratio)來調整非計劃工作的影響，確保團隊有足夠的能力處理非計劃工作。 - 根據複雜度進行調整：將調整後的結果除以
complexity_factor，以考慮工作的複雜性對團隊承諾能力的影響。 - 傳回結果：函式傳回最終能夠承諾的工作專案數量。
- 示例用法：展示瞭如何使用該函式計算特定條件下的團隊能夠承諾的工作專案數量，包括設定團隊規模、複雜度因子和非計劃工作比例等引數。
管理非計畫性工作：提升團隊生產力的關鍵
在軟體開發過程中，非計畫性工作（Unplanned Work）是不可避免的。它可能來自同事的請求、緊急的技術問題或是其他突發事件。非計畫性工作會打斷開發人員的工作流程，導致生產力下降，並對團隊的整體效率產生負面影響。因此，瞭解和管理非計畫性工作對於提升團隊生產力至關重要。
非計畫性工作的影響
非計畫性工作會對開發人員的工作流程產生多方面的影響。首先，它會導致上下文切換（Context Switching），即開發人員需要從當前任務切換到新的任務，這種切換需要耗費時間和精力。研究表明，開發人員需要15到30分鐘才能重新進入之前的思維狀態，這意味著即使是短暫的中斷也可能導致大量的時間浪費。
控制非計畫性工作的策略
- 評估進入的工作：瞭解進入的工作的性質和來源。
- 記錄工作的來源：識別哪些來源導致了非計畫性工作。
- 判斷工作的緊急程度：如果是緊急的工作，則立即處理；如果不是，則延遲處理。
- 完成焦點工作後評估延遲的工作：在完成當前任務後，詳細評估延遲的工作，並決定何時處理它們。
同事導致的非計畫性工作
同事是辦公室中非計畫性工作的重要來源。為了減少這種情況，可以採取以下措施：
- 減少可存取性：在深入工作的時候，關閉電子郵件、即時通訊工具，戴上耳機，以減少被打擾的機會。
- 設定期望：在日曆上標示出開放的時間段，讓同事知道什麼時候可以找你討論非緊急事務。
- 禮貌拒絕非緊急請求：如果同事在非開放時間找你，禮貌地告知他們你的開放時間，並建議他們在那個時間再來或預約會議。
緊急與重要的區別
正如德懷特·D·艾森豪威爾所說：「我有兩種問題，緊急的和重要的。緊急的並不重要，而重要的永遠不緊急。」瞭解這一點有助於我們更好地管理非計畫性工作，專注於真正重要的任務。
技術手段的輔助
如果關閉即時通訊工具和電子郵件不可行，可以開啟「不在辦公室」的自動回覆，並在狀態訊息中提供替代的聯絡方式。這樣既能減少不必要的中斷，又能在真正需要時保持聯絡。
內容解密：
本段落主要闡述了管理非計畫性工作的重要性及其對團隊生產力的影響，並提出了幾種控制非計畫性工作的策略，包括減少可存取性、設定期望和區分緊急與重要的工作。這些措施旨在幫助開發團隊更有效地管理工作流程，提升整體效率。
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title 多重任務管理與承諾協商技巧
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component [線性代數] as linalg
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}
arr --> slice : 存取元素
arr --> reshape : 改變形狀
arr --> broadcast : 自動擴展
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arr --> matrix : dot, matmul
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arr --> linalg : inv, eig, svd
note right of broadcast
不同形狀陣列
自動對齊運算
end note
@enduml此圖示展示瞭如何根據工作的性質和緊急程度進行處理的流程。
